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謝るメールってどう書くの?これなら相手も納得するビジネスメール!

ビジネスシーンにおけるコミュニケーションツールとして
欠かせない存在であるのがメールですよね。

しかし直接会って話すのとは違い、
表情や動作で感情を伝えることができません。

その為、言葉選びは非常に重要です。

特に謝罪などのメールに関してはよりいっそう、
デリケートになってきます

ビジネスメールの中でも、
「謝るメール」に関するポイントと具体例を紹介します!

謝るメールに必要なポイントとは?基本の書き方と必須項目はコレ!

「謝るメール」はまず必要なポイントをおさえた、
基本型を知ることが大切です。

項目別にポイントをおさえていきましょう!

 

*件名の入れ方

本文の要約と位置づけを示し、
メールを受けた側が一目で内容がわかるようにします

「おはようございます」や「遅くなって申し訳ありません」
などのタイトルを付けるのは、一見すると丁寧のようですが、

自分以外にも、多方から
メールを受け取っている可能性のある相手に対して、
内容や目的のわからないメールは返信効率が悪く、
相手を不快にさせる場合があります。

内容のわかるタイトルとあわせて、
自社名と名前も入力すると、よりわかりやすく、
相手に対して親切です。

 

*宛名

「○○株式会社 ○○様」などの宛名を文頭に書いた後、
簡単な挨拶を添えて本文を始めるのがメールにおけるマナーです。

宛名は、相手の社名と名前だけでも特に問題はありません。

簡略性を重視したい場合でない限り、社名と名前だけでなく、
部署名や肩書もあわせて書くことで、
「きちんとしている」という印象を与えることができます。

これは、普段から丁寧なメールを送っている
という前提が必要です。

逆に、普段から簡略的なメールで
やり取りをしていたにも関わらず、
謝罪のときだけ、丁寧な宛名を書かれても、受け取った側は、
白々しい印象を持つ可能性が高いので注意しましょう。

 

*挨拶

詫び状や礼状などの「ビジネス文書」(社外向け)においては、

・「拝啓」や「拝復」などの頭語
・「盛夏の候」、「寒冷の候」などの時候の挨拶
・「貴社ますますご清栄のこのお慶び申し上げます」
などのご機嫌伺い
・「平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます」
などのお礼

その4点をおさえた文章からスタートするのが基本です。

しかし、ビジネスメールは、
あくまでも簡略性を必要とするからこそのもの。

時候の挨拶などは割愛し、
「いつもお世話になっております」など簡単な挨拶をいれて、
すぐに文章(目的となる内容)を始めるのがマストです。

 

*結び

文の最後には、どんなケースのメールであっても、
「今後の挨拶」を入れるようにしましょう。

「今後ともよろしくお願いいたします」や、
「引き続きご愛顧のほどよろしくお願い申し上げます」など、
シーンによって使い分けていきましょう。

 

*署名

メールにおける、名刺のような役割を果たす署名欄は、
自社名と名前、住所と記入します。

受け取った側が、どこに、返信をしたらよいかわかるように
あわせて必ず、メールアドレスやファックス番号等の
連絡手段(返信手段)を明確に記入しておきましょう

会議や納期の日程変更を謝罪したい!謝るメールの例を紹介!

日程等の変更はビジネスシーンにつきものですね。

まずは迅速に対応することが大切です。

直接お会いして、電話で、などの最低限の謝罪、確認対応の後、
改めてメールにて謝罪する場合の
具体例についてご説明しましょう!

 

*件名

日程変更のお詫び ××株式会社 ××

一目でお詫びのメールであること
誰からのメールであることがわかるようにする

 

*宛名

○○株式会社 ○○部 ○○長 ○○様

丁寧な宛名で、誠意を示す

 

*挨拶

いつもお世話になっております。
××株式会社の××です。

→お詫びが主な目的なので、長い挨拶は割愛し、
すぐに謝罪へ移るようにする

 

*本文

・先日は自社の都合により、急遽日程変更という形となり、
誠に申し訳ありません。

・○日の○○会議に関して、急遽日程変更となり、
誠に申し訳ありません。

何に対する謝罪なのかを明確に伝えることが重要

・会議の日程を○月○日○時~○時 ○○室 に
変更させていただきます。
よろしくお願い致します。

・日程を○月○日○時~○時 ○○室 に
変更させていただきたいと考えております。
お手数ですが、改めてご都合をメールにて、
お聞かせくださいますようお願い申し上げます。

謝罪後の対応について、丁寧な説明と、
適切な情報(時間や場所など)をあわせて伝える

 

まとめ

ビジネスシーン以外に、友人や家族との間でも、
メールによる不快な思いをしたことがある方は沢山いますよね。

どんなシーンにおいても、文章表現が曖昧
または不的確、情報不足であることや、
改行や絵文字多用などで文章全体が読みづらいことなどが、
受け取り側に不快感を与える主な原因として挙げられます。

特に敬語などの改まった表現を多用する場面では、
攻撃的な印象を持たれることもあります

  • 過不足ない情報量
  • 文章の長さ(適度な改行)
  • 的確で丁寧な表現

メールのコミュニケーションにおける3本柱として

常に心がけたいですね。

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